Zakład ubezpieczeń i zakład reasekuracji informują organ nadzoru o zmianach w składzie zarządu lub rady nadzorczej, a w przypadku zakładu wykonującego działalność ubezpieczeniową lub reasekuracyjną w formie spółki europejskiej, w której przyjęto system monistyczny – rady administrującej, w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały o powołaniu lub odwołaniu członka zarządu, członka rady nadzorczej lub członka rady administrującej, a także powzięcia informacji o innym zdarzeniu powodującym zmianę składu zarządu, rady nadzorczej lub rady administrującej. Zakład ubezpieczeń i zakład reasekuracji informują organ nadzoru o zmianach na stanowiskach osób nadzorujących inne kluczowe funkcje, w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany. W informacji przekazywanej organowi nadzoru zakład ubezpieczeń i zakład reasekuracji wskazują przyczyny zmiany danej osoby na stanowisku osoby pełniącej kluczową funkcję, jeżeli zmiana ta nastąpiła z powodu niespełnienia przez tę osobę wymagań ustawowych. Do informacji przekazywanej organowi nadzoru dołącza się:
1) życiorysy osób mających pełnić kluczowe funkcje;
2) zgody osób mających pełnić kluczowe funkcje na objęcie stanowisk w zakładzie ubezpieczeń lub zakładzie reasekuracji;
3) poświadczenia posiadania odpowiedniego wykształcenia i doświadczenia zawodowego przez osoby mające pełnić kluczowe funkcje;
4) zaświadczenia albo oświadczenia o niekaralności osób mających pełnić kluczowe funkcje;
5) oświadczenia osób mających pełnić kluczowe funkcje o toczących się przeciwko nim postępowaniach sądowych w związku ze sprawą gospodarczą;
6) oświadczenia osób mających pełnić kluczowe funkcje o uczestnictwie w organach zarządzających i nadzorujących spółek handlowych.
Zaświadczenie o niekaralności, o którym mowa w ust. 4 pkt 4, przedstawia się nie później niż 3 miesiące od dnia jego wydania.
Oświadczenie, o którym mowa w ust. 4 pkt 4, składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Składający oświadczenie zawiera w nim klauzulę następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Zawiadomienia i dokumenty sporządza się w języku polskim lub tłumaczy na język polski. Tłumaczenie może być sporządzone wyłącznie przez tłumacza przysięgłego lub konsula Rzeczypospolitej Polskiej.
Dokumenty urzędowe przed tłumaczeniem wymagają zalegalizowania przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej. Obowiązku legalizacji nie stosuje się, jeżeli umowa międzynarodowa, której Rzeczpospolita Polska jest stroną, stanowi inaczej. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy prawo państwa właściwego nie przewiduje sporządzenia wymaganych dokumentów, zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji może, w miejsce tych dokumentów, złożyć oświadczenie osoby mającej pełnić kluczową funkcję zawierające wymagane informacje.
