Rekomendacja 3
Zakład powinien dokonywać regularnych, przynajmniej raz na rok, przeglądów systemu zarządzania produktem w celu zapewnienia, że jest on aktualny i adekwatny do prowadzonej przez Zakład działalności, a w razie potrzeby dokonywać koniecznych zmian.
Punkt 3.1. omawianej Rekomendacji nakłada na zakłady ubezpieczeń obowiązek ustalenia minimalnej częstotliwości dokonywania regularnego przeglądu systemu zarządzania produktem. KNF nie rekomenduje w tym miejscu jakiejkolwiek częstotliwości, z jaką przeglądy systemu zarządzania produktem powinny być dokonywane. W efekcie ustalenia w tym zakresie pozostawiono decyzji ubezpieczycieli. Można jednak założyć, opierając się na innych, podobnych regulacjach, że ta częstotliwość nie powinna być mniejsza niż jeden raz w roku. Dla przykładu warto powołać się w tym miejscy na pkt 6.3. Rekomendacji 6, który stanowi, że Rada Nadzorcza powinna cyklicznie, nie rzadziej niż raz w roku, otrzymywać od Zarządu raport dotyczący oceny efektywności systemu zarządzania produktem. Bez wątpienia ocena efektywności powinna być jednym z elementów przeglądu całego systemu zarządzania produktem.
Analizowany punkt Rekomendacji 3 nakazuje zakładowi ubezpieczeń ustalenie dodatkowych okoliczności, których wystąpienie powoduje konieczność przeglądu ad-hoc systemu zarządzania produktem. Rekomendacja przykładowo wylicza w tym miejscu zmiany strategii sprzedażowej, zmiany otoczenia prawnego lub makroekonomicznego, zmiany złożoności konstrukcji produktów, zmiany kanałów dystrybucji. Z całą pewnością inną jeszcze okolicznością, uzasadniającą dokonanie przeglądu ad-hoc, powinna być zmiana struktury organizacyjnej ubezpieczyciela.
Dokonywane przeglądy systemu zarządzania produktem powinny być odpowiednio udokumentowane, w zakresie obejmującym co najmniej: komórkę organizacyjną dokonującą przeglądu, ewentualne proponowane rekomendacje oraz działania podjęte w celu wypełnienia tych rekomendacji. Ten obowiązek wynika z punktu 3.2 Rekomendacji.
