Kluczowym dokumentem opisującym zasady funkcjonowania zakładu ubezpieczeń, w świetle ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Dz.U. 2015 poz. 1844) jest system zarządzania. W słowniczku ustawowym zawartym w art. 3, znajduje się definicja systemu zarządzania, zgodnie z którą jest to system obejmujący funkcję zarządzania ryzykiem, funkcję zgodności z przepisami, funkcję audytu wewnętrznego oraz funkcję aktuarialną. Zadaniem systemu zarządzania jest zapewnienie prawidłowego i ostrożnego zarządzania zakładem ubezpieczeń lub zakładem reasekuracji.
Z kolei, zgodnie z art. 45 Ustawy, w zakładzie ubezpieczeń i zakładzie reasekuracji funkcjonuje system zarządzania, przy czym należy zapewnić proporcjonalność systemu zarządzania do charakteru, skali i złożoności ich działalności. System zarządzania obejmuje co najmniej:
1) strukturę organizacyjną, w której zakresy odpowiedzialności są jasno i odpowiednio podzielone;
2) skuteczny system przekazywania informacji;
3) zgodność z innymi wymaganiami określonymi w rozdziale 3 Ustawy.
