Jednym z istotnych obowiązków zamawiającego w toku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest sporządzanie protokołu tego postępowania. O ile dokument ten będzie prawidłowo i rzetelnie sporządzany przez zamawiającego, dla każdego wykonawcy może stanowić cenne źródło wiedzy i przydatnych informacji związanych z postępowaniem. Niestety przez wielu zamawiających obowiązek ten jest postrzegany jako udręka…
Informację o tym, jakie dane w nowym stanie prawnym musi zawierać protokół, znajdziemy w art. 72 i 73 nowej PZP. Uszczegółowienie tych regulacji zawarto w Rozporządzeniu w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamieszono tam również wzory protokołów dla każdego z trybów.
Zamawiający jest zobligowany uzupełniać protokół na bieżąco, a jego udostępnienie następuje niezwłocznie, na wniosek. W praktyce oznacza to, że każdy zainteresowany może zawnioskować o udostępnienie protokołu, na każdym etapie postępowania (również jeszcze np. przed terminem składania ofert). Zaś zamawiający ma obowiązek go niezwłocznie udostępnić w takim zakresie, w jakim powinien już być uzupełniony. Procedurę można powtarzać wielokrotnie, bo i treść protokołu zmienia się wraz z rozwojem postępowania.
W nowych protokołach muszą zostać zawarte informacje o:
- szacowanej wartości zamówienia
Niestety zamawiający akurat tę sekcję może wypełnić już po otwarciu ofert, ale może się zdarzyć, że uda się pozyskać tę informację wcześniej.
- osobach wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania
Na pewno znajdą się tam informacje o osobach, które są członkami komisji przetargowej, ale nie tylko. Czynnością związaną z przygotowaniem postępowania będzie również np. sformułowanie odpowiedzi na zadane pytanie, wobec czego taka informacja również powinna się znaleźć w protokole.
- ofertach, które wpłynęły w postępowaniu oraz o tych, które zostały odrzucone i przyczynach ich odrzucenia
- wniesionych środkach ochrony prawnej
Wszystkie odwołania i przystąpienia zostaną odnotowane w protokole.
W odróżnieniu do dotychczasowej praktyki w protokole nie znajdziemy informacji o wystosowanych wezwaniach do uzupełnienia dokumentów, pełnomocnictw i wyjaśnień. W tym zakresie wzór protokołu zawarty w rozporządzeniu uległ uproszczeniu w stosunku od dotychczas stosowanego wzoru i nie zawiera tych informacji.
W ustawie Pzp oraz rozporządzeniu wskazano także, jakie dokumenty stanowią załączniki do protokołu. Są to oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania z wykonawcami, zawiadomienia, wnioski, dowód przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Załączniki do protokołu udostępnione zostaną wykonawcom na wniosek dopiero po wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania. Zastrzeżenie to nie dotyczy jednak ofert – te zamawiający ma obowiązek udostępnić niezwłocznie po otwarciu ofert, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia ofert. Wątpliwości budzi już jednak możliwość uzyskiwania np. uzupełnień czy wyjaśnień ofert, jeszcze przed wyborem oferty. Stara PZP na to nie pozwalała, a nowa… chyba celem ustawodawcy było szybsze „odtajnienie” tej korespondencji. Są różne głosy.
Rekomendacje CZTR:
Zachęcamy każdego z wykonawców do występowania o protokół postępowania na kilku etapach postępowania. Protokół daje wiedzę o wielu istotnych dla przygotowywania własnych czy oceny konkurencyjnych ofert danych. Protokół bardzo porządkuje też wiedzę o przetargu i np. o jego kolejnych „zwrotach akcji”.
