24 czerwca br. Urząd Komisji Nadzoru Finansowego opublikował stanowisko w sprawie dobrych praktyk dotyczących funkcji compliance w zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji.
Dokument uzupełnia stanowisko UKNF zawarte w Komunikacie w sprawie roli i znaczenia realizacji przez zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji funkcji zgodności z przepisami z dnia 20 sierpnia 2018 r. Publikacja ma na celu przedstawienie przykładów rozwiązań organizacyjnych, mogących wpłynąć pozytywnie i wzmacniająco na prawidłowe działanie funkcji compliance w zakładach ubezpieczeń. Opisane w niej praktyki zostały zidentyfikowane w toku przeglądu funkcji zgodności z przepisami w zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji, przeprowadzonego przez UKNF w latach 2019-2021.
W odniesieniu do zapewnienia właściwego zakresu kompetencji osoby nadzorującej funkcję zgodności z przepisami, KNF rekomenduje ustalenie pożądanego zakresu kompetencji dla tej funkcji (uwzględniających m.in. skalę i zakres prowadzonej działalności), jak również zapewnienie odpowiedniej liczby osób realizujących zadania należące do tej funkcji. Parametry te powinny podlegać cyklicznej ewaluacji. W celu ustalenia odpowiedniego poziomu kompetencji, pomocne może być tworzenie tzw. profili stanowiskowych. Kompetencje osoby nadzorującej i osób wykonujących zadania w ramach funkcji compliance powinny podlegać cyklicznym (co najmniej corocznym) ocenom, w oparciu o obiektywne i z góry zdefiniowane kryteria. Zakład ubezpieczeń powinien identyfikować potrzeby szkoleniowe i rozwojowe oraz zapewnić możliwość uczestnictwa w tych szkoleniach.
W zakresie usytuowania funkcji compliance w strukturze organizacyjnej zakładu, przede wszystkim funkcja ta powinna być niezależna od obszarów takich jak m.in. tworzenie produktów, sprzedaż, likwidacja szkód czy finanse. KNF zwraca uwagę, że należy także unikać sytuacji, w których funkcja zgodności z przepisami realizuje zadania operacyjne należące do pierwszej linii obrony (np. rozpatrywanie reklamacji). Takie rozwiązanie sprawia, że kontrolowany staje się jednocześnie kontrolującym, co nie sprzyja prawidłowemu funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznej. Z organizacyjnego punktu widzenia istotne jest ograniczenie ryzyka tzw. luki kompetencyjnej pomiędzy zespołem compliance a jednostką odpowiedzialną za obsługę prawną.
Organ nadzoru wskazał też kluczowe zadania należące do funkcji compliance. Podkreślono, że prawidłowa realizacja tych zadań wymaga zapewnienia stałego dostępu do informacji, a także możliwości żądania wyjaśnień oraz dokumentów od jednostek organizacyjnych zakładu na bieżąco, w tym przeprowadzania kontroli.
Pełna treść Stanowiska UKNF dostępna jest pod adresem:
https://www.knf.gov.pl/knf/pl/komponenty/img/Stanowisko_dot_funkcji_zgodnosci_z_przepisami_78706.pdf
