Zakład ubezpieczeń powinien zapewnić, że outsourcing nie doprowadzi do pogorszenia jakości funkcjonowania procesu ustalania i wypłaty zadośćuczynienia oraz systemu zarządzania zakładu ubezpieczeń, w szczególności nadmiernej ekspozycji na ryzyko operacyjne oraz na ryzyko utraty reputacji, a także pogorszenia możliwości monitorowania przez organ nadzoru przestrzegania przez zakład ubezpieczeń jego obowiązków w przedmiotowym zakresie.
Zgodnie z Rekomendacją 7 zakład ubezpieczeń stosujący outsourcing w ramach likwidacji szkód z umów ubezpieczenia OC posiadaczy pojazdów mechanicznych zobowiązany jest zapewnić, że nie spowoduje to pogorszenia jakości funkcjonowania procesu ustalania i wypłaty zadośćuczynienia oraz systemu zarządzania zakładu ubezpieczeń. Rekomendacja precyzuje, że w szczególności nie może to spowodować:
- nadmiernej ekspozycji na ryzyko operacyjne
- nadmiernej ekspozycji na ryzyko utraty reputacji
- pogorszenia możliwości monitorowania przez organ nadzoru przestrzegania przez zakład ubezpieczeń jego obowiązków w przedmiotowym zakresie.
Powyższe obowiązki znalazły uszczegółowienie w kolejnych punktach rekomendacji nr 7. Zgodnie z rekomendacją 7.1., zakład ubezpieczeń, co najmniej na 30 dni przed wdrożeniem, w drodze outsourcingu podstawowych lub ważnych czynności z zakresu procesu ustalania i wypłaty zadośćuczynienia, jak również o istotnej zmianie w outsourcingu tych czynności, powinien zawiadomić o tym organ nadzoru. Outsourcowane czynności, które zakład ubezpieczeń uznaje za podstawowe lub ważne powinny zostać określone w pisemnych zasadach outsourcingu sporządzanych przez zakład ubezpieczeń na podstawie art. 46 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.
Zgodnie z rekomendacją 7.2., outsourcing nie zwalnia zakładu ubezpieczeń z odpowiedzialności za szkody wyrządzone poszkodowanym wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez dostawcę usług, co nie stanowi novum, wobec brzmienia art. 76 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, zgodnie z którym „odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń za szkody wyrządzone ubezpieczającym, ubezpieczonym lub uprawnionym z umów ubezpieczenia wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania outsourcingu nie można wyłączyć ani ograniczyć”.
Rekomendacja 7.3. wprowadza wymóg, aby zakład ubezpieczeń posiadał aktualne, kompletne, zgodne z przepisami prawa i adekwatne do charakteru, skali i złożoności działalności, procedury dotyczące stosowania outsourcingu. Zgodnie z rekomendacją, procedury te powinny określać w szczególności:
- sposób wyboru dostawcy usług,
- informacje, które należy zawrzeć w umowie z tym dostawcą,
- wzór umowy,
- szczegółowe warunki wykonywania powierzonych czynności i proces analizowania ryzyk związanych z outsourcingiem
Powyższe stanowi istotne doprecyzowanie wskazanego w art. 46 ustawy obowiązku posiadania pisemnych procedur w zakresie outsourcingu. Z uwagi na zakres przedmiotowy Rekomendacji a także analizowanej rekomendacji 7 – należy wnioskować, że wskazane w tym przepisie obowiązki w zakresie procedur outsourcingowych dotyczą jedynie outsourcingu czynności likwidacyjnych z umów ubezpieczenia OC posiadaczy pojazdów mechanicznych.
