Rekomendacja 11:
Zakład ubezpieczeń powinien dokumentować proces badania adekwatności produktu.
Rekomendacja 11 dotyczy dość istotnego obszaru aktywności zakładu ubezpieczeń, generującego też znaczne koszty, a mianowicie dokumentowania i, w domyśle archiwizowania, materiałów związanych z procesem badania adekwatności produktu. W przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia zakład ubezpieczeń powinien przechowywać ankiety oraz wszystkie dokumenty związane z ustalaniem produktu adekwatnego do potrzeb i możliwości klienta do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej umowy. Zgodnie z treścią art. 819 Kodeksu cywilnego, roszczenia z umowy ubezpieczenia przedawniają się z upływem lat trzech. Bieg przedawnienia roszczenia o świadczenie do ubezpieczyciela przerywa się także przez zgłoszenie ubezpieczycielowi tego roszczenia lub przez zgłoszenie zdarzenia objętego ubezpieczeniem. Bieg przedawnienia rozpoczyna się na nowo od dnia, w którym zgłaszający roszczenie lub zdarzenie otrzymał na piśmie oświadczenie ubezpieczyciela o przyznaniu lub odmowie świadczenia.
W praktyce oznacza to, że dokumentacja związana z badaniem adekwatności produktu powinna być przechowywana przez okres co najmniej trzech lat od zakończenia umowy ubezpieczenia lub też od dnia, w którym zakład ubezpieczeń poinformował na piśmie uprawnionego do świadczenia o odmowie wypłaty lub też o wypłacie świadczenia jedynie w części.
Jeden egzemplarz ankiety wraz z rekomendacją produktu zakład ubezpieczeń powinien przekazać klientowi przed zawarciem umowy ubezpieczenia. Wydaje się, że operacyjnie najlepszym rozwiązaniem będzie przekazanie klientowi tych dokumentów wraz z ogólnymi warunkami ubezpieczenia, które również powinny być doręczone przez zawarcie umowy.
Dodatkowo, w przypadku zawarcia umowy na podstawie pisemnego żądania klienta, o którym mowa w Rekomendacji 9, zakład ubezpieczeń powinien przekazać klientowi kopię złożonego żądania.
