Art. 45 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Dz.U. 2015 poz. 1844) nakazuje wdrożenie w zakładzie ubezpieczeń systemu zarządzania.
W ustępie 3. tego artykułu wskazano minimalny katalog elementów, które powinien zawierać system zarządzania. Jednym z tych elementów jest struktura organizacyjna, w której zakresy odpowiedzialności są jasno i odpowiednio podzielone.
Mówiąc o strukturze organizacyjnej warto wskazać, że zgodnie z art. 258 ust. 1 lit. b rozporządzenia Nr 2015/35 w strukturze tej powinny być wyraźnie określone ścieżki raportowania, alokacja funkcji i obowiązków, a także powinien być uwzględniony charakter, skala i złożoność ryzyk charakterystycznych dla działalności danego zakładu. Artykuł 268 rozporządzenia Nr 2015/35 zawiera dalsze szczegółowe informacje dotyczące struktury organizacyjnej, zgodnie z którymi zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji mają obowiązek zorganizować w ramach struktury organizacyjnej funkcję zarządzania ryzykiem, funkcję zgodności z przepisami, funkcję audytu wewnętrznego i funkcję aktuarialną oraz związane z nimi ścieżki raportowania w taki sposób, aby zapewnić brak jakichkolwiek wpływów, które mogłyby zakłócić zdolność danej funkcji do wypełniania obowiązków w obiektywny, uczciwy i niezależny sposób. Każda ww. funkcja powinna być sprawowana w ramach ostatecznej odpowiedzialności organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego, któremu podlega. Dodatkowo, rozporządzenia Nr 2015/35 wskazuje, że osoby wykonujące czynności w ramach danej funkcji mają prawo komunikować się z własnej inicjatywy z każdym pracownikiem, powinny dysponować niezbędnymi uprawnieniami, zasobami i doświadczeniem oraz mieć nieograniczony dostęp do wszystkich istotnych informacji koniecznych do wykonywania ich obowiązków. Osoby wykonujące czynności w ramach danej funkcji powinny zgłaszać wszelkie istotne problemy dotyczące obszaru ich odpowiedzialności organowi administrującemu, zarządzającemu lub nadzorczemu.
