Art. 338 Zakład ubezpieczeń i zakład reasekuracji wprowadzają odpowiedni system przekazywania informacji i strukturę mające zapewnić realizację obowiązków przekazywania informacji do celów nadzoru, a także sporządzają na piśmie zasady zapewniające ciągłą adekwatność przekazywanych informacji. Zasady te podlegają zatwierdzeniu przez zarząd.
Powyższy przepis nakłada na zakład ubezpieczeń obowiązek ustanowienia systemu przekazywania informacji oraz struktury, które zapewnią realizację obowiązków informacyjnych zakładu ubezpieczeń. Zasady zapewniające ciągłą adekwatność przekazywanych informacji muszą zostać sporządzone na piśmie i zatwierdzone przez zarząd zakładu ubezpieczeń.
Zgodnie z przedstawianymi w tym zakresie oczekiwaniami KNF, przyjęte przez zakłady ubezpieczeń i reasekuracji zasady powinny określać między innymi:
– cele, do których powinny się przyczynić,
– osoby lub funkcje odpowiedzialne za ich realizację,
– jednostki biznesowe odpowiedzialne za przygotowanie informacji do organu nadzoru i za ich weryfikację,
– zobowiązanie odpowiednich jednostek organizacyjnych do przekazywania funkcji zarządzania ryzykiem , funkcji audytu wewnętrznego oraz funkcji zgodności z przepisami i funkcji aktuarialnej informacji na temat wszelkich faktów o istotnym znaczeniu dla wypełnianych przez nie obowiązków,
– procesy i harmonogram przygotowania, sprawdzenia i zatwierdzenia przekazywanych informacji,
– procesy i mechanizmy kontrolne służące zagwarantowaniu wiarygodności, kompletności i spójności przekazywanych danych, ułatwiających analizę i porównanie między latami.
