W najnowszym orzecznictwie KIO wskazuje między innymi, że o tym, czy mamy do czynienia z przedmiotowym środkiem dowodowym decyduje funkcja, jaką dany dokument ma pełnić w postępowaniu oraz jego treść. Tytuł czy forma dokumentu nie mogą więc przesądzać o jego charakterze. Przepisy ustawy PZP nie określają także, w jaki sposób przedmiotowe środki dowodowe powinny być sporządzone (poza ewentualnymi wymogami związanymi z komunikacją elektroniczną w postępowaniu), a w porównaniu do swoich podmiotowych odpowiedników, dokumenty te nie mają określonego terminu „ważności” w postępowaniu. Izba zwraca także uwagę na otwarty katalog takich środków. Przedmiotowym środkiem dowodowym może być nie tylko zaświadczenie czy poświadczenie wystawione przez niezależny podmiot, ale również oświadczenie samego wykonawcy lub producenta.
Wszelkie powyższe cechy odnoszące się do przedmiotowych środków dowodowych sprawiają, że zamawiający powinni przykładać szczególną uwagę do zachowania uczciwej konkurencji pomiędzy wykonawcami przy określaniu wszelkich zasad odnoszących się do ustalania i oceny takich środków.
Powyższe nie oznacza w żadnym wypadku, że wykonawcy mogą tracić czujność przy przygotowywaniu odpowiednich dokumentów. Wręcz przeciwnie. Jak wskazuje KIO, profesjonalny charakter ich działania sprawia, że wymaga się od nich w tym zakresie szczególnej dokładności, a wszelkie uchybienia mogą prowadzić w konsekwencji do odrzucenia oferty:
„w przypadku profesjonalisty jakim z pewnością jest odwołujący, zasada należytej staranności profesjonalisty nakłada na odwołującego, który składa ofertę, dokumenty lub oświadczenia, aby upewnił się, czy deklarowany w nich stan rzeczy odpowiada rzeczywistości oraz wymaganiom zamawiającego. W okolicznościach przedmiotowej sprawy, Izba stwierdziła, że odwołujący nie wypełnił żądania zamawiającego, który wymagał podania konkretnie nazwy, typu oferowanego produktu, a w przypadku, gdy nie był to wyrób własny wykonawcy – również producenta. Wg. oświadczenia odwołującego (złożonego w trakcie prowadzonej rozprawy) przedmiot oferty odwołującego nie był jego wyrobem własnym, co oznaczało, że był zobligowany do podania producenta oferowanego produktu (rozdz. VIII ust. 4 pkt. 4) oraz rozdz. XIV ust. 1-3 SWZ) – czego odwołujący zaniechał. Już tylko ta okoliczność, stanowiła podstawę do odrzucenia oferty odwołującego.”
Należy też zauważyć, że nie w każdym postępowaniu możliwe jest uzupełnienie braków pojawiających się w przedmiotowych środkach dowodowych. Zgodnie z treścią art. 107 ust. 2 ustawy PZP, możliwość uzupełnienia istnieje tylko w przypadku, jeżeli zamawiający wyraźnie przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 lipca 2021 r., sygn. akt KIO 1928/21
Rekomendacje CZTR:
- Zamawiający przy formułowaniu wymagań dotyczących żądania przedmiotowych środków dowodowych w prowadzonych postępowaniach, powinni zwracać szczególną uwagę na zachowanie zasad uczciwej konkurencji pomiędzy wykonawcami. Nie jest dopuszczalne różnicowanie wykonawców zarówno pod kątem samego obowiązku złożenia środków dowodowych, jak i walorów dowodowych poszczególnych środków.
- Wykonawcy składający przedmiotowe środki dowodowe powinni poddawać je bardzo dokładnej weryfikacji pod kątem odzwierciedlenia w rzeczywistości wskazanych w nich informacji jak i spełniania wymogów postawionych przez zamawiającego. W szczególności z uwagi na fakt, że uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych jest możliwe tylko, gdy zamawiający przewidział taką możliwość w ramach prowadzonego postępowania, a konsekwencją braków w tym zakresie jest odrzucenie oferty wykonawcy.
