5 powodów, dla których warto delegować procesy: szkolenia, egzaminy i wdrożenia

Specjalista: Joanna Jastrzębska

Stanowisko: członek zarządu, eOFWCA.pl

Data dodania: 22-09-2020

“System badania kosztu każdego z procesów w organizacji, w przeliczeniu na efektywność zatrudnienia jest kluczowy dla podejmowanych decyzji w zmieniającym się otoczeniu. To miejsce na refleksję o ewentualnym przekazaniu zadań, funkcji czy projektów lub nawet całych procesów poza swoją strukturę. Kluczem efektywnego wsparcia przez firmę zewnętrzną jest efektywność wdrożenia przy maksymalnym bezpieczeństwie, optymalizacji czasu i zaangażowania”, podkreśla Joanna Jastrzębska z eOFWCA.pl.

Idąc za słowami Henry’ego Forda, jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić lepiej, taniej i wydajniej niż konkurencja, to bez sensu byśmy na realizację tych zadań tracili czas i energię. Lepszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie kogoś, kto zrobi to lepiej niż my. Słowa znanego przedsiębiorcy i pioniera w swojej branży zapoczątkowały dobrze dziś znany i wykorzystywany outsourcing. Obecnie, działając na zdecydowanie bardziej rozwiniętym i wymagającym rynku - korzyści wynikające z outsourcingu zauważalne są na wielu płaszczyznach działalności organizacji. Rozwiązanie służy każdej branży. Nierzadko jest nieodłącznym elementem działalności biznesu, wspierając jej główną strategię.

Mnogość zadań i liczne procesy w dużej strukturze to częsta bolączka managerów i ich zespołu:

  • Nowy projekt i konieczność zaangażowania do niego określonych zasobów ludzkich; nierzadko z wyspecjalizowanymi kompetencjami.
  • Wdrożenie nowego produktu, przy którym niezbędnym elementem jest przeszkolenie współpracowników w całej Polsce, a własnych trenerów na pokładzie jest tylko kilku. Zasoby czasowe, personalne czy operacyjne są ograniczone. A potrzeba jest tu i teraz i nie może czekać. Czas pandemii, podwyższonego ryzyka i wzmożonych zasad bezpieczeństwa dodatkowo podnosi poprzeczkę w organizacji całego zadania.
  • W czasach znaczącej optymalizacji ciężko zatrudniać nowych pracowników, a reorganizację zasobów z reguły mamy już za sobą. Ciężko znaleźć wolne moce przerobowe w znacznie już ograniczonym zespole.

To tylko kilka przykładów z życia, kiedy spotykamy się z tzw. wąskim gardłem.

Rozwiązanie znajdziemy, sięgając nieco dalej. Na rynku funkcjonują i z powodzeniem wspierają swoich klientów firmy, których głównym zadaniem jest poznanie specyfiki działalności i organizacji pracy klienta. Cel: rozpoznanie problemu i przejęcie określonego zadania czy też całego procesu zgodnie z wymaganymi przez klienta standardami. Długofalowa współpraca może okazać się dla firm realną oszczędnością. A co zyskujemy:

  1. Efektywność i porządek
    Przekazując partnerowi obsługę zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy - zwiększamy możliwości kontroli kosztów operacyjnych. Jednocześnie zyskujemy potencjał do pełnej koncentracji na kluczowych kompetencjach organizacji. Współpraca oparta o dobrze przygotowany plan, z harmonogramem działań i ustalonymi rolami każdego pracownika w nią zaangażowanego pozwoli lepiej zarządzać wyznaczonym obszarem, co z pewnością przełoży się na efektywność. Zyskujemy uporządkowany proces, koordynowany przez kompetentnych ludzi. Firma poprawia swoją wydajność, osiąga lepsze wyniki, a jej wartość tym samym rośnie.
  2. Taniej i najwyższym poziomie
    Kluczem efektywnego wsparcia przez firmę zewnętrzną są wykwalifikowani specjaliści. Firma, koncentrując się w pełni na kluczowych obszarach  działalności, może świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Co jest gwarancją jakości realizowanej usługi. Działając na własną rękę trudno posiłkować się wykwalifikowanym zespołem, jeśli nie możemy związać się z nim w dłużej perspektywie, niż tylko projektowa. Polskie firmy outsourcingowe z kolei są coraz bardziej wyspecjalizowane i podejmują się nawet bardzo skomplikowanych projektów. Dobry specjalista to również wysoki koszt dla organizacji. A te dzięki delegowaniu zadań możemy znacząco obniżyć. Tymczasem wyspecjalizowane firmy są w stanie te same zadania wykonać taniej niż korporacja.
  3. Zawsze na czas
    Dziś czas to jeden z najcenniejszych zasobów. Prywatnie i zawodowo najczęściej brakuje nam chwili na… Tutaj można wymieniać bez końca. Na płaszczyźnie zawodowej na szczęście ratuje nas outsourcing. Zlecenie części zadań firmie zewnętrznej sprawia, że więcej czasu będzie można poświęcić na kluczowe dla biznesu obowiązki. Tempo pracy specjalistów, płynnie poruszających się w określonej dziedzinie bez wątpienia korzystnie wpłynie na terminowość realizowanych zleceń i zamknięcia projektu w określonym harmonogramem czasie.

Najbardziej popularnymi obszarami, jakie firmy przekazują na zewnątrz, są: rekrutacje, kadry, rozliczenia czy procesy IT. Jednak rynek wciąż się rozwija. Wraz z rosnącym zapotrzebowaniem możemy delegować bezpieczeństwo, szkolenia. W branży ubezpieczeń i finansów zderzamy się z problemem wdrożeń nowych produktów. Wiele zadań trzeba zrealizować sprawnie, w krótkim czasie. Wtedy zwłaszcza  liczy się wiedza, dostępność ludzi i ustandaryzowany proces. Zespół eOFWCA.pl, posiadając wieloletnie doświadczenie i know how, usprawnia proces wdrożenia produktu, szkoleń pracowników czy licencjonowania agentów, z powodzeniem wspiera swoich partnerów w prowadzeniu biznesu.

Komentarze (0)
lista opinii