Sygnaliści w zakładzie pracy – czyli podstawowe informacje na temat nowych przepisów UE

Autor: Natalia Żyżylewska, aplikant radcowski | Kancelaria CZUBLUN TRĘBICKI

Dodano: 15-11-2021

W ostatnim czasie na pewno każdy słyszał pojęcie – sygnalista. Kim on jest? Pojawiają się dalsze pytania –  o co chodzi z tymi naruszeniami w zakładzie pracy, dlaczego pracodawcy muszą objąć ich ochroną, na czym polegają nowe obowiązki pracodawcy? W tym artykule, przedstawimy najważniejsze informacje na temat nowej dyrektywy, która dotyczy ochrony sygnalistów. Wyjaśnimy kim są sygnaliści, na czym polega ich ochrona i jakie nowe obowiązki w tym zakresie mają pracodawcy.

Akty prawne – czyli gdzie szukać?

Po pierwsze, wszelkich informacji na temat sygnalistów należy szukać w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. W sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dz.urz. Ue z 2019 r. L 305, s. 17), zwanej potocznie dyrektywą o ochronie sygnalistów (dalej: dyrektywa).

Założono, że do 17 grudnia 2021 r. wszystkie państwa członkowskie UE powinny dyrektywę implementować do swojego porządku prawnego.

Ustawodawca polski przygotował projekt ustawy o ochronie sygnalistów, który został opublikowany 18 października 2021 r. Toczą się pracę nad sfinalizowaniem tego projektu i wdrożeniem go w życie. Projekt zakłada bardzo krótkie vacatio legis – 14 dniowe.

Czego dotyczą nowe przepisy?

Przepisy dotyczą whistleblowing, czyli zgłaszania wszelkich nieprawidłowości, które mogą mieć miejsce w przedsiębiorstwie, np. dotyczących nieprawidłowości w rozliczaniu wydatków, korupcji, praniu pieniędzy.

Z powodu niedawnych skandali, takich jak panama papers czy luxleaks i dzięki temu, że powyższe działania sprzeczne z prawem, zostały wykryte dzięki osobom z wewnątrz, pracujących w tych przedsiębiorstwach, Unia Europejska postanowiła objąć ochroną takich pracowników, w tym jednocześnie uszczelnić prawo konkurencji w całej UE.

Ochrona sygnalistów ma skłonić pracowników do informowania o działaniach niezgodnych z prawem w ich miejscu pracy, bez obawiania się negatywnych konsekwencji od strony pracodawcy.

W uzasadnieniu polskiego projektu wskazano, iż celem regulacji jest przede wszystkim walka z korupcją, chociaż wskazuje się także na ogólny zamiar osiągnięcia większej przejrzystości życia publicznego.

Kim jest sygnalista (zgłaszający) i kto nim może być, w tym kto może być objęty ochroną?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza wszelkie nieprawidłowości, które mają miejsce w przedsiębiorstwie. Projekt ustawy uwzględnia definicję sygnalisty, która jest szeroka i objęci nią mogą być m.in.:

  • pracownicy (aktualni i z którymi rozwiązano stosunek pracy);
  • kandydaci do pracy;
  • osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych;
  • przedsiębiorcy;
  • akcjonariusze/wspólnicy,
  • członkowie organu osoby prawnej,
  • stażyści i wolontariusze,
  • pracownicy podwykonawców.

Co istotne, projekt ustawy przewiduje, że sygnalistą w ramach wewnętrznego kanału zgłoszeń może być tylko pracownik. Jednak pracodawca ma możliwość rozszerzenia katalogu osób zgłaszających naruszenia prawa wewnętrznymi kanałami zgłoszeń także o wszystkie powyżej wskazane kategorie osób.

Zgłaszający podlega ochronie z dyrektywy i przyszłej ustawy, jeżeli działa w dobrej wierze. Oznacza to, że naruszenie będzie zgłoszone, pod warunkiem że osoba taka będzie miała uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, i że informacja stanowi informację o naruszeniu prawa.

Czego mogą dotyczyć nadużycia?

Na podstawie projektu ustawy sygnaliści będą mogli zgłaszać naruszenia prawa dotyczące m.in.:

  • zamówień publicznych,
  • usług, produktów i rynków finansowych,
  • zapobiegania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
  • ochrony środowiska,
  • ochrony konsumentów,
  • ochrony prywatności i danych osobowych,
  • interesów finansowych UE,
  • zasad konkurencji.

Ponadto, pracodawcy mogą rozszerzyć zakres naruszeń poza katalog ustawowy, przez zgłaszanie nieprawidłowości np. z zakresu kwestii etycznych, dotyczących mobbingu, dyskryminacji, molestowania czy nadużyć menedżerskich.

Kogo i od kiedy będą obowiązywać przepisy, w tym nowe obowiązki dotyczące m.in. wdrożenia procedury ochrony sygnalistów?

Firmy z sektora prywatnego, które zatrudniają co najmniej 250 pracowników muszą wdrożyć stosowne procedury w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy (ustawa obecnie jeszcze jest na etapie projektu).

Bez względu na poziom zatrudnienia obowiązane będą do wdrożenia nowych regulacji podmioty z rynku finansowego oraz zajmujące się AML/CFT.

Pracodawca zatrudniający pomiędzy 50 a 249 pracowników będzie miały czas do 17 grudnia 2023 roku, niezależnie od tego czy to sfera publiczna czy prywatna. Natomiast pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników będzie mógł wdrożyć takie procedury z własnej inicjatywy (brak obowiązku ustawowego).

Przy obliczaniu stanu zatrudnienia podstawą jest definicja pracownika z kodeksu pracy. Wobec tego, nie wlicza się osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych: zlecenie, b2b, umowa o dzieło, agencyjna.

Procedury zgłaszania nieprawidłowości według dyrektywy:

Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:

  1. wewnętrznym (w ramach organizacji przedsiębiorstwa) – założeniem dyrektywy jest, by zachęcać do składania zgłoszeń przez procedury wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji;
  2. zewnętrznym (do właściwego organu) lub
  3. w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).

Obowiązki pracodawcy:

Najistotniejszym obowiązkiem pracodawcy jest utworzenie wewnętrznego kanału, w tym opracowanie procedur, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń oraz objęcie i zapewnienie ochrony takim zgłaszającym. Czyli m.in.:

  1. ustanowienie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który określać będzie wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w organizacji;
  2. wskazanie osoby lub działu, uprawnionego do rozpatrywania otrzymanych zgłoszeń wraz ze wskazaniem czasu rozpatrzenia zgłoszenia i zawiadomienia zgłaszającego o wynikach przeprowadzonych działań (maksymalnie 3 miesiące);
  3. zapewnienie poufności osobie zgłaszającej oraz ochronę przed wglądem w zgłoszenia osób nieuprawnionych;
  4. zapewnienie różnorodnych sposobów dokonywania zgłoszenia naruszeń (np. w formie pisemnej, elektronicznej, telefonicznej);
  5. zapewnienie jasnego oraz łatwego dostępu do informacji związanych z procedurą dokonywania zgłoszenia;
  6. prowadzenie rejestru zgłoszeń (informacje o dacie wpływu zgłoszenia, przedmiocie naruszenia, podjętych działaniach następczych oraz dacie zakończenia sprawy, które będą przechowywane przez pięć lat od dnia przyjęcia zgłoszenia);
  7. zapewnienie ochrony sygnalistom.

Na czym polega ochrona sygnalistów?

Sygnalista w związku z dokonaniem zgłoszenia dokonanego w dobrej wierze jest objęty ochroną. Oznacza to:

  1. wobec niego nie mogą być podejmowane działania odwetowe, czyli m.in.: nie może zostać zwolniony z pracy, nie można go zawiesić, zdegradować, wysłać na przymusowy urlop bezpłatny, obniżyć wynagrodzenie, zmienić godziny pracy, wstrzymać szkolenia, wystawić negatywną ocenę, nie można zastosować środka dyscyplinarnego.

Co istotne  w przypadku gdy pracodawca mimo tego zwolni pracownika o statusie sygnalisty lub zmieni mu warunki pracy na mniej korzystne, będzie musiał się liczyć z wypłatą odszkodowania w wysokości dwukrotności rocznego wynagrodzenia tego pracownika na ostatnio zajmowanym stanowisku.

Wypowiedzenie umowy takiemu pracownikowi lub zmiana warunków na mniej korzystne będzie możliwa jedynie za zgodą prokuratora. Okres tej ochrony będzie trwał przez czas posiadania statusu sygnalisty, a także rok od daty umorzenia postępowania lub zakończenia prawomocnym orzeczeniem postępowania karnego wszczętego przeciwko sprawcy przestępstwa.

  1. Zgłaszający w związku z dokonaniem zgłoszenia nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zniesławienie, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, oraz z tytułu roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, publicznego lub prawa pracy. Warunkiem jest jednak, że muszą istnieć uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia zgodnie z dyrektywą i ustawą.
  2. Przeniesiony zostaje ciężar dowodu, w przypadku gdy sygnalista poniósł szkodę, która była wynikiem działań odwetowych za dokonanie zgłoszenia. Wtedy obowiązek udowodnienia, że działania były przeprowadzone z uzasadnionych powodów ciąży na osobie, która podjęła działania wyrządzające tę szkodę.
  3. Zgłaszającemu należy się zwrot kosztów zastępstwa procesowego w związku z poniesieniem przez niego negatywnych skutków dokonanego zgłoszenia.

W przypadku skazania sprawcy sąd będzie mógł orzec nawiązkę na rzecz sygnalisty lub na rzecz prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa.

Sankcje

Projekt ustawy przewiduje szeroki katalog przestępstw, które mogą być popełnione przy okazji wdrażania i stosowania przepisów dyrektywy i ustawy. Odpowiedzialności karnej podlegać będą osoby, które:

  • nie ustanowiły procedury zgłoszeń wewnętrznych w organizacji wbrew przepisom ustawy,
  • utrudniają dokonanie zgłoszenia,
  • podejmują działania odwetowe,
  • naruszają obowiązek zachowania tożsamości sygnalisty w poufności,
  • dokonują ujawnienia publicznego (tj. do mediów) nieprawdziwych informacji.

Projekt ustawy przewiduje, że osobom takim będzie groziła grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do trzech lat.

Podsumowanie

Pracodawcy muszą się przygotować i wprowadzić odpowiednie procedury oraz narzędzia do przyjmowania zgłoszeń i ochrony sygnalistów. Procedury te mają na celu najpierw wyjaśnienie wszystkich nieprawidłowości wewnętrznie, a dopiero następnie poprzez organy zewnętrzne.

wstecz