Możliwe wirtualne posiedzenia organów korporacyjnych

Dodano: 05-06-2020

Polski ustawodawca wprowadził do polskiego porządku prawnego od 31 marca 2020 r. ustawę o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (tzw. specustawa). Przewiduje ona m.in. wsparcie dla przedsiębiorców w czasie kryzysu, możliwość uzyskania dofinansowania do prowadzonej działalności oraz reorganizacji zasad jej prowadzenia, ale także ważne zmiany dotyczący spółek kapitałowych. Ustawodawca, chcąc zminimalizować ryzyko rozprzestrzeniania się koronawirusa, zmienił kodeks spółek handlowych (KSH) i umożliwił odbywanie posiedzeń członków zarządu i rad nadzorczych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W nowej regulacji nie zabrakło powtarzanego jak mantrę w KSH zastrzeżenia - "o ile umowa lub statut stanowią inaczej". Co do zasady organizacja i funkcjonowanie zarządu i rady nadzorczej powinno być uregulowane w regulaminie. Co za tym idzie powinien on być dostosowany do nowej infrastruktury prawnej. Niemniej z uwagi na nadzwyczajne okoliczności przyjąć należy domniemanie, że nawet w braku modyfikacji aktów wewnętrznych regulujących te zagadnienia, posiedzenia zarządu czy rady nadzorczej odbyte za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, nie powinny być uznane za nieważne lub nieskuteczne. W konsekwencji ustawodawca wprowadził zmiany w zakresie podejmowania uchwał przez zarządy i rady nadzorcze. Uzyskały one uprawnienie do podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka.

Korzystając z nowych rozwiązań organy korporacyjne nie mogą zapomnieć o dokonaniu prawidłowego zawiadomienia o posiedzeniu. Zasadnym będzie zatem dokonanie zawiadomienia również przy użyciu środków porozumiewania się na odległość, np. za pośrednictwem korespondencji elektronicznej. W zawiadomieniu określić należy, w jaki sposób ono się odbędzie i co będzie przedmiotem posiedzenia. Mimo nowej formy powinny być spełnione warunki formalne dla posiedzeń i podejmowania uchwał, tj. sporządzenie protokołu, wskazanie liczby obecnych osób na posiedzeniu, oddanych głosów oraz prawidłowej konstrukcji uchwał. Posiedzenie powinno zagwarantować identyfikację i komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób biorących w nim udział i umożliwiać wypowiedzenie się co do kwestii będących przedmiotem obrad. Zwrócić uwagę należy, aby posługując się nowymi rozwiązaniami zapewnione zostały standardy bezpieczeństwa transferu danych i ochrony przetwarzanych informacji. Powzięta w nowym trybie uchwała i protokół powinny być opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Do KSH został dodany nowy art. 2341, umożliwiający wspólnikom udział w zgromadzeniu również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Sposób odbycia zgromadzenia uzależniony jest od decyzji zwołującego zgromadzenie (np. zarządu). Zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia wspólników powinno uwzględniać w szczególności informacje tj. sposób uczestniczenia i wypowiedzi, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od powziętych wówczas uchwał. Nowy tryb odbywania zgromadzenia wspólników wymaga zapewnienia dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach, której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników; wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Ustawodawca nie zobowiązał spółek do przekazywania wspólnikom informacji o rejestracji złożonego głosu i jego policzeniu. Niemniej, aby nie tworzyć ryzyka dla zaistnienia podstaw do wniesienia powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały lub jej uchylenia rekomenduję wprowadzenie takiego rozwiązania technicznego do regulaminu zgromadzeń wspólników odbywanych wirtualnie.

Zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinny być określone w regulaminie. Regulamin powinien być zmieniony przez radę nadzorczą – możliwe to będzie przy wykorzystaniu środków na odległość. W razie braku rady nadzorczej zatwierdzenie nowego regulaminu zgromadzenia wspólników może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Ustawodawca zastrzegł, że regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

W wyniku wejścia w życie specustawy zmianie uległ art. 4065 KSH, który określał zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W przypadku spółek akcyjnych to rady nadzorcze określają na gruncie regulaminu szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z art. 4065 §3 zd. 2 KSH regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. W świetle zmiany dokonanej na gruncie specustawy, spółki publiczne zapewniają transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym – jednocześnie nie zwalnia to spółki ze spełnienia obowiązków wynikających z ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.

Od 1 stycznia br. wszystkie spółki akcyjne zobowiązane są do posiadania strony internetowej, a tym samym wyodrębnienia kanału do komunikacji z akcjonariuszami. Co za tym idzie również one powinny przekazywać zawiadomienie o walnym zgromadzeniu za pośrednictwem swojej strony internetowej. Zgodnie z konstrukcją odbywania walnego akcjonariusze wykonujący prawo głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinni niezwłocznie przesyłać akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymaniu głosu. Ustawodawca w §6 omawianego przepisu wskazał, że na wniosek akcjonariusza, złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia, spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej.


  • Artykuł pochodzi z publikacji „Raport prawny”. Więcej pod linkiem.

wstecz